Privacyverklaring Ombudsman Pensioenen

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 december 2020.

De Ombudsman Pensioenen vraagt persoonsgegevens van u om u goed te kunnen helpen. Wij vinden het belangrijk dat met deze persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan en dat deze vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring leggen wij u uit waarom en hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken. Als u hierover vragen hebt, kunt u een e-mail sturen naar: info@ombudsmanpensioenen.nl.

Samenvatting

Als wij van u persoonsgegevens krijgen, dan doen wij er alles aan om deze zo zorgvuldig mogelijk te gebruiken en te beschermen. Wij houden ons daarbij aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Kort samengevat betekent dit het volgende:

  • Wij leggen uit wie wij zijn en hoe u contact met ons kunt opnemen over uw privacy;
  • Wij geven aan waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken;
  • Wij leggen uit of wij uw persoonsgegevens naar andere partijen sturen, en als dat zo is waarom we dat doen;
  • Voor het gebruiken van sommige persoonsgegevens vragen wij eerst toestemming (bijvoorbeeld in verband met cookies);
  • Wij beveiligen uw persoonsgegevens op de juiste manier;
  • Wij leggen ook uit wat uw rechten zijn in verband met uw persoonsgegevens, zoals uw rechten om ze op te vragen, te verbeteren of te verwijderen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die gaan over personen. Dit kunt u zelf zijn, uw partner en/of kinderen, maar ook uw werkgever. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om namen, contactgegevens (zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres) maar ook om vragen die u aan ons stelt. Alles wat gekoppeld kan worden aan een persoon, is een persoonsgegeven.

Verwerkingen, doelen, ontvangers en bewaartermijn

Welke informatie wij van u gebruiken, waarom wij dat doen en waarom wij dat mogen, hangt af van hoe en waarom u met ons contact opneemt. Hieronder leggen wij dit uit.

Bezoek aan onze website in het algemeen

Als u onze website bezoekt, gebruiken wij uw IP-adres. Dit doen wij op grond van ons gerechtvaardigd belang. Uw IP-adres wordt bewaard in onze bestanden, tot een maximum van 3 maanden. Wij sturen uw IP-adres soms door naar andere partijen, omdat deze partijen ons helpen om u de website te kunnen laten bezoeken en de website te beveiligen (zoals onze websitebeheerder, hostingprovider(s) en externe ICT-adviseur(s). Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om uw persoonsgegevens te beschermen.

Cookies

Soms zijn wij verplicht om u te vragen of wij een cookie mogen gebruiken. Dit doen wij via een cookiebanner. Deze ziet u als u de website voor de eerste keer bezoekt. De keuze die u maakt voor de cookies (wel/geen toestemming) blijft 1 jaar bewaard en kunt u altijd weer intrekken. Voor sommige cookies zijn wij dat niet verplicht (bijvoorbeeld om de website beter te laten werken); deze gebruiken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang. Voor meer informatie kunt u de cookiebanner bekijken.

Google Analytics

Als u onze website bezoekt, houden we uw algemene bezoekgegevens bij. Wat we precies bijhouden, hangt af van de instellingen van uw browser of het apparaat waarmee u onze website bezoekt. Stuurt uw browser of het apparaat uw IP-adres mee, of informatie over uw apparaat, besturingssysteem of het tijdstip waarop u onze website heeft bezocht? Dan gebruiken we die gegevens voor de statistieken van onze website en om onze website gebruiksvriendelijker te maken.

Via deze gegevens zien we hoe vaak en wanneer onze website bezocht wordt en welke pagina’s. Maar we registreren niet wie de bezoekers zijn. Alle gegevens worden zo veel mogelijk versleuteld en anoniem verwerkt.

We gebruiken Google Analytics voor analytische doeleinden. Voor de bewaartermijn zijn we afhankelijk van de bewaartermijn van Google; die is maximaal 50 maanden. Door de Google Analytics Opt-out Browser Add-on te installeren, kunt u voorkomen dat uw site-activiteit zichtbaar is in Google.

Analytics privacyvriendelijk ingesteld

Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld. Dat wil zeggen dat wij via deze online dienst geen persoonsgegevens van u verwerken. Daarom hoeven wij geen toestemming te vragen voor het plaatsen van de cookies door Google Analytics op uw server en andere apparaten (tablet, mobiele telefoon, chromebook).
Om uw anonimiteit te garanderen hebben wij bovendien het volgende gedaan:

  • wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Google Inc.;
  • wij hebben het laatste octet van uw IP adres gemaskeerd;
  • wij hebben het delen van gegevens binnen de Analytics dienst uitgezet.

Contact opnemen via e-mail/telefoon/brief/online klachtenformulier

Indien u contact opneemt met de Ombudsman Pensioenen, zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken om contact met u te kunnen opnemen. U kunt via e-mail, telefonisch en per brief contact met ons opnemen en ook via een online formulier een klacht indienen. Welke persoonsgegevens wij van u nodig hebben, hangt af van de reden waarom u contact met ons opneemt. Hieronder komen achtereenvolgens aan de orde: een vraag stellen en een klacht indienen.

Een vraag stellen

U kunt zowel telefonisch als schriftelijk via een e-mail of een brief een vraag aan de Ombudsman Pensioenen stellen. Indien u ons belt en er wordt niet opgenomen, vragen we u om uw naam en telefoonnummer achter te laten zodat wij u terug kunnen bellen.

Indien u schriftelijk via een e-mail of een brief een vraag aan de Ombudsman Pensioenen stelt, dan stuurt u aan ons waarschijnlijk uw naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres.
Wij hebben deze persoonsgegevens nodig om antwoord te kunnen geven op uw vraag/vragen. Deze persoonsgegevens bewaren wij in uw fysieke en/of digitale dossier tot maximaal 2 jaar na het jaar waarin wij uw vraag hebben beantwoord.

Het kan ook zijn dat uw vraag leidt tot het indienen van een klacht. In dat geval hebben wij meer persoonsgegevens van u nodig. Welke dat zijn leest u onder het kopje ‘Klacht indienen’.

Klacht indienen

U kunt bij de Ombudsman Pensioenen schriftelijk (per e-mail, per brief of via het online klachtenformulier) een klacht indienen. Als u een klacht indient, hebben wij persoonsgegevens van u nodig om uw klacht te kunnen behandelen. Wij hebben in ieder geval deze gegevens van u nodig: de naam van uw pensioenuitvoerder, de omschrijving van uw klacht, voornaam, achternaam, adres, land, e-mailadres en telefoonnummer. Het kan zijn dat wij nog meer persoonsgegevens van u nodig hebben. Dat hangt af van het type klacht dat u bij de Ombudsman Pensioenen indient.

Uw persoonsgegevens bewaren wij in uw fysieke en/of digitale dossier tot maximaal 15 jaar na de afhandeling van uw klacht.

Onderzoek

Een van de taken van de Ombudsman is dat hij zelfstandig onderzoek kan doen bijvoorbeeld indien sprake is van een patroon van in behandeling genomen klachten over een of meerdere pensioenuitvoerders. Het is hierbij niet de bedoeling om uw persoonsgegevens in een dergelijk onderzoek te betrekken. Het gaat om onderzoek naar bijvoorbeeld aantallen klachten, doorlooptijd van de klachtafhandeling en typen klachten. Echter, de onderliggende (fysieke en/of digitale) dossiers, waaruit de Ombudsman Pensioenen put voor het onderzoek, bevatten wel uw persoonsgegevens. Omdat uw fysieke en/of digitale dossier tot maximaal 15 jaar na de afhandeling van uw klacht bewaard blijft, is uw dossier gedurende die periode ook beschikbaar voor onderzoek door de Ombudsman Pensioenen.

Aanmelden voor een (online) evenement/bijeenkomst

Als u zich aanmeldt voor een (online) evenement/bijeenkomst, verwerken wij de door u ingevulde persoonsgegevens om u in te schrijven voor het evenement en u op de hoogte te houden van relevante informatie daarover. Waar nodig voor dit doeleinde, verstrekken wij uw gegevens aan een externe partij, zoals de organisator van het evenement. Indien u toestemming heeft gegeven dat wij u mogen informeren over soortgelijke evenementen, zullen wij uw persoonsgegevens hiervoor gebruiken. Indien u aangeeft hier geen interesse in te hebben, verwijderen wij uw persoonsgegevens als deze niet meer nodig zijn voor het evenement.

Beeldmateriaal

Tijdens een (online) evenement/bijeenkomst kunnen er ook foto's of video’s gemaakt worden voor gebruik op deze website. Deze foto’s of video’s worden niet gelinkt aan uw naam. In het aanmeldformulier van een (online) evenement/bijeenkomst of tijdens een (online) evenement/bijeenkomst zelf vragen wij aan u toestemming om deze foto's en/of video’s te maken en te gebruiken voor de website. U kunt deze toestemming altijd weer intrekken door een e-mail sturen naar info@ombudsmanpensioenen.nl. Wij verzoeken u vriendelijk om daarbij ook te vermelden op welke link van de website uw foto of video is geplaatst, zodat we uw mail snel in behandeling kunnen nemen.

Beveiliging van persoonsgegeven

De Ombudsman Pensioenen zorgt voor passende beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij nemen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (bijvoorbeeld: dat de juiste personen de juiste persoonsgegevens in kunnen zien, back-ups, beveiligde verbindingen). Dit doen wij om te voorkomen dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden ingezien, aangetast of gewist.

Publicaties

In sommige gevallen publiceren wij uw klacht op onze website of in ons jaarverslag. Dit doen wij altijd anoniem, zodat niet kenbaar wordt dat u deze klacht heeft ingediend.

Uw rechten

Als wij uw persoonsgegevens gebruiken, heeft u op basis van de wet de volgende rechten:

  • U mag ons vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
  • U mag ons vragen uw persoonsgegevens aan te vullen of te verbeteren als de persoonsgegevens die wij van u hebben onjuist of verouderd zijn. Als u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, dan kunt u ons ook vragen deze te verwijderen.
  • U mag ons vragen het gebruik van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld omdat u bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens en u nog op een antwoord wacht.
  • U mag – bijvoorbeeld vanwege persoonlijke omstandigheden – bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Dit kan alleen als wij uw persoonsgegevens gebruiken vanwege ons gerechtvaardigd belang.
  • Als u toestemming aan ons geeft om uw persoonsgegevens te gebruiken, dan mag u uw toestemming daarna altijd weer intrekken. Vanaf dat moment zullen wij stoppen met het gebruik van de persoonsgegevens die op deze toestemming is gebaseerd.

Vragen of klachten in verband met uw persoonsgegevens

Hierbij treft u onze contactgegevens aan:

Bezoekadres
Bezuidenhoutseweg 60
2594 AW Den Haag
E-mailadres: info@ombudsmanpensioenen.nl
Telefoonnummer: 070 - 3499 620.

Postadres
Ombudsman Pensioenen
Postbus 93560
2509 AN Den Haag

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring vragen of een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door de Ombudsman Pensioenen, dan kunt u een e-mail sturen naar info@ombudsmanpensioenen.nl. Wij zullen zo snel mogelijk reageren. Dat is in ieder geval binnen 4 weken. Wij controleren wel eerst of het verzoek echt van u komt.

Als u een klacht wil indienen over de afhandeling van uw klacht door ons, dan kunt u daarna een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op het gebruik van persoonsgegevens.

Veranderingen privacyverklaring

Soms brengen wij veranderingen aan in deze privacyverklaring. De actuele versie kunt u altijd vinden op deze webpagina.